高校是国家人才培养的摇篮,教学和科研是高校培养新型人才的两大支柱。作为高校的基本职能之一,科研可以提升教学水平、完善高校建设、促进科技创新。但随着高校科研经费投入的增加,其审计难度也随之增加。内部审计机构如何发挥科研经费管理活动监管职能,以审促管、以审促效,对优化科研经费投向投量、完善科研经费管理管控具有重要意义。基于此,笔者结合审计实践,提出科研经费“三查、四审、五看”审计方法,供审计人员参考。

 一、科研经费审计的意义

一是完善科研经费管理。当前,部分高校科研经费管理现状不容乐观,主要表现在课题组职责不明晰,高校对科研经费的重视和管理力度不够,没有形成课题组和高校共同研究的良好局面。加强高校科研经费审计,能够对高校科研经费的使用形成强有力的监督,促进高校根据国家出台的相关经费管理办法,制定符合自身特点的科研经费管理制度,以提高科研经费管理水平。

二是提升经费使用效益。近年来,国家对高校科研的经费投入日益加大,作为高校科研项目的经费来源,科研经费收支在高校财务收支中的地位越来越突出。与此同时,高校科研事业的快速发展仍受到经费分配不均、经费体量不足、利用不到位的困扰,导致投入与产出不成正比。为此,在科研经费投入增加有限的情况下,内部审计机构要充分发挥在科研经费管理活动中的监管职能,以审促管、以审促效,通过审计,优化科研经费的投向投量,控制和减少不合理支出,探究和预判应重点保障的方向,切实发挥好科研经费的保障和激励作用,为科研项目的顺利实施奠定基础,为科研成果的推广应用提供保障,从而提升科研经费的使用效益。

三是促进科研提质增效。通过审计,可以实现对科研项目的全过程动态跟踪,及时掌握科研经费在立项、实施、结题等不同阶段的管理和使用情况,从而发现问题、找出原因,督促科研人员合理、合规使用科研经费,实时摸清项目任务的完成情况,会同计划审批部门加强对项目任务完成情况的督导与管理,推动科研任务合规、合法、高效地如期完成。

二、科研经费管理的现状

科研经费管理复杂。一方面是科研经费来源多元化。按照来源划分,科研项目可划分为纵向项目、横向项目及高校自主立项项目,不同来源的项目对科研经费的使用标准和政策规定也存在区别,使得经费管理难度加大。按受托关系划分,科研项目可划分为国家级项目、省部级项目及校级项目。受托关系的层次多,加大了科研项目管理的复杂性。另一方面是科研经费使用专业化。科研项目领域专业性强,对专业技术、信息能力、学术素养要求较高,也给科研经费的管理带来了不少阻力和困难。必须把科学研究事项与财务业务关联起来、把科学研究价值与科研经费投向结合起来,才能更好地实现对科研经费的有效管理。

三、科研经费审计的常见问题

科研立项阶段。审计实践中发现,在科研项目立项阶段,课题组可能存在伪造申报材料、虚假立项、虚报预算、变通开支名目、随意调整项目预算、同一实质性项目重复立项等行为,通过伪造或变造项目申报书达到立项目的,这为实现套取科研经费的目的埋下隐患。

科研实施阶段。一是课题组可能存在擅自改变预算项目、扩大开支范围甚至挥霍、浪费科研经费的现象,或未按照开支名目和预算范围报销相关费用,专项资金未专款专用。二是课题组可能存在以科研协作为由私设“小金库”的情况,通过与外协单位的虚假业务合作套取科研经费,或与外协单位存在关联关系,兼职取酬骗取科研经费。三是课题组可能存在未及时将科研活动过程中通过自制、外购等方式取得的固定资产和无形资产纳入高校统一管理或按合同规定处理的情形,或是未按规定招标采购,存在围标、串标牟取利益行为。

结题验收阶段。项目结题后,结余经费管理不规范、上缴不及时,结题仍开支、报销现象屡见不鲜。同时,为防止结余经费被收回,课题组变通性消费、违规性报销现象层出不穷;为最大限度利用科研成果牟取私利,转让科研成果、授权他人占有科研成果、许可他人使用科研成果、与他人共同实施转化科研成果现象时有发生;科研项目实施内容与任务书不符,项目验收未达到预期效益,科研成果效益、经费使用效率未较好实现。

四、科研经费审计的基本策略

明确审计路径。结合审前调查结果,制定科研经费审计路径,包括审计对象、审计资料、审计思路、审计步骤、审计方法、审计法规等。紧密结合高校科研业务信息、经费信息,通盘考虑、有序推进,树立一体化的发散性思维。通过审计路径的优化,使审计人员迅速了解科研经费审计的难点和疑点,快速掌握科研经费审计的方式方法。 转变审计理念。坚持审改结合,促进规范管理。坚持将揭示科研问题、规范科研管理、促进科研改革一体推进,深入剖析高校科研经费管理问题背后的体制性障碍、机制性缺陷、制度性漏洞,使审计建议具有较强的针对性和可操作性,促进被审计单位举一反三,完善制度、加强管理、深化改革,做到既重事后“治已病”,更重事前“防未病”,既形成震慑、管住当下,又触动根本、见效长远。

五、科研经费审计的具体方法

(一)查预算决算 , 严把科研项目“入关口” 一查预算编制。检查立项资料是否真实完整可靠,有无虚假性、重复性、变相性立项;检查预算编制是否合规合法合章,有无超标准、不全面、不完整问题;检查项目预算是否合理论证、评审,有无打招呼、做工作、讲人情现象;检查预算调整是否有理有据有节,有无禁止性、额外性、变相性支出;检查配套经费是否真正及时到位,有无不配套、不及时、不足额情况;检查科研经费是否专项专款专用,有无被侵占、截留或挪用等情形。 二查预算执行。查项目经费预算收入执行情况,看经费收入是否全部纳入高校财务部门统一管理、统一核算,有无存在刻意脱离监管、游离边缘现象; 查项目经费预算支出执行情况,看经费支出标准是否正确划清界限、符合预算编制,有无存在擅自扩大支出范围、提高开支标准行为; 查科研项目任务完成情况 ,看科研项目是否按期完成、验收程序是否合规、延期依据是否充分,有无擅自挪用或随意开支的现象。 三查经费决算。关注突击使用科研经费现象,看经费决算是否与经费预算偏离,是否存在“集中性报销、违规性开支”问题;关注项目经费决算编制情况,看经费决算是否与实际开支相符,是否存在“临时性调整、超标准开支”问题;关注结题项目经费管理事项,看结题项目是否及时清账结账,是否存在“结题不结账、结题仍开支”问题;关注科研成果运用管理情况,看科研成果是否达标属实,是否存在“质量效果差、技术标准低”的问题。

(二)审合同管理,严控项目合作“检测口” 一审合同“要不要签”,关注合同签订的必要性和可行性。检查合同项目是否列入科研经费预算;检查课题组现有资源是否具备履行合同能力;检查合同项目是否经过可行性研究或项目评估;检查与科研立项有关文件资料是否真实可靠;检查合同标的是否能满足课题组研究需求;检查合同履行时间是否充分考虑了科研项目实际需要;检查课题组成员是否存在人为主导或严重背离科研方向签订合同。 二审合同“跟谁签”,关注主体选择的合理性和适当性。核查合同签约主体的选择和合同价格的确定方式;核查合同签约主体的资质条件和履约能力;核查合同签约主体与课题组成员或高校相关人员的关联关系;核查合同签约主体的资信状况和守约情况;核查合同签约主体与关联企业的转分包情况。 三审合同“怎么签”,关注合同条款的规范性和合法性。检查合同形式和文本是否合法规范、合同条款和内容是否清晰全面,具体包括合同权利义务是否对等、标的名称是否规范、数量质量是否符合、价款酬金是否适当、付款方式是否合理、违约责任是否明确并具有实际约束力。 四审合同“签什么”,关注合同标的的真实性和效益性。盘点合同标的数量、盘查合同标的参数,看合同标的质量标准是否得到全面、严格执行;检查合同履行期限、核查标的交付方式,看合同约定条款是否照单、如期履行;核实合同标的使用情况、核验合同标的效益价值,看合同标的是否促进科研项目取得实质性进展、获得阶段性成果。

(三)看费用支出,严守科研经费“出关口” 一看设备购置费。一是核实设备数量、规格型号,看是否切实进行可行性论证,技术是否先进,有无设备积压、所购非所用等浪费现象,检查设备性能、系统运行,研判采购内容是否必须必要;二是查阅采购计划、招标文件,看是否符合科研任务的需要,供应商的选择是否客观公正,分析采购方式、采购价格,研判采购招标是否合情合理;三是检查入账资料、后续支出资料,看账实是否相符,科研仪器设备在内部调用或调往外部是否经过报批,有无随意占用、挪用的情况,询问经办人员、保管人员,研判设备管理是否合法合规。 三看外部协作费。一是对比外协合同与项目任务书,研判外协费用必要性,找寻“虚假合同”线索;二是核实外协单位资质与关联方信息,研判外协单位可行性,找寻“层层转包”线索;三是比较外协成果与预期效果,研判外协成果合理性,找寻“虚假外协”线索;四是跟踪外协费用资金流向,研判外协经费真实性,找寻“变相套现”线索。 四看会议、差旅、国际合作与交流费。一是查看会议审批单、呈批件、会议通知、会议签到表、会议记录、会议内容与成果等资料,搜集会议相关新闻报道、现场照片,关注会议费用发生真实性;二是查阅会议、差旅等事项交通费、住宿费、伙食费明细账,对照相关标准核实各项费用明细,聚焦费用标准合规性;三是查实会议、差旅等事项内容,对比项目任务书、预算编制情况,着眼费用事项与科研项目的相关性,看是否存在夹带报销、与科研项目无关的报销内容。 五看劳务费、专家咨询费。一是抽查原始凭证,梳理科研项目、费用事项、发放时间、发放金额等信息,看是否与科研项目内容、项目周期一致;二是对照费用标准,重新计算费用金额,看是否存在超标准发放劳务费情况 ;三是核实人员信息,梳理人员身份、人员关系、发放条件、绩效奖金等信息,关注高额费用,审查通过劳务费套取资金的情形。

高校内部审计职能的转换及发展方向